Alasan mendigitalkan procurement management

Online startup business partnership, illustration. man woman character handshaking through smartphone screens. digital Premium Vector

Tidaklah mengherankan jika Anda mendengar bahwa mengandalkan proses lama, manual, berbasis kertas untuk menangani aktivitas procurement management Anda tidak mungkin menawarkan kecepatan, akurasi, atau efisiensi optimal bagi organisasi Anda. Faktanya, hal itu mungkin membuat Anda lebih mahal di sepanjang jalan. Oleh karena itu, sebaiknya pertimbangkan bagaimana mendigitalkan proses pengadaan-ke-pembayaran dapat menawarkan manfaat yang nyata.

Misalnya, Anda bisa mendapatkan keuntungan dari alur kerja otomatis di semua aktivitas pengadaan Anda. Ini berarti proses yang berkinerja lebih cerdas dengan daftar permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan faktur, membuatnya mudah dilacak karena secara otomatis dikirim ke peninjau yang sesuai dan diotorisasi dengan cepat dan akurat.

Terlebih lagi, Anda dapat dengan mudah memastikan proses Anda legal dan sesuai dan juga mendapatkan keuntungan dari ruang kerja bersama untuk berkolaborasi secara efisien dengan pemasok Anda.

Berikut adalah enam alasan penting mengapa bisnis perlu mendigitalkan proses procurement management mereka:

  • Peningkatan pengeluaran di bawah pengelolaan
  • Hilangkan pengeluaran maverick
  • Mengurangi biaya dan waktu pemrosesan
  • Hapus hambatan persetujuan
  • Visibilitas pembelanjaan yang ditingkatkan
  • Kepatuhan yang ditingkatkan

Fungsi procurement management yang perlu didigitasi
Meskipun ada sejumlah fungsi dalam pengadaan, berikut adalah 5 fungsi teratas yang perlu diotomatiskan untuk menghemat waktu, tenaga dan biaya.

1. Daftar Permintaan Pembelian
Sistem daftar permintaan pembelian menawarkan pengalaman permintaan daftar permintaan terpandu kepada pemohon. Mulai dari preferensi daftar atau pembelian yang sering hingga menyarankan vendor terbaik, itu menanamkan kebijakan pembelian dalam proses dan memandu pemohon dengan cara yang benar.

Karena kebijakan diberlakukan secara real-time dan informasi yang hilang atau menyesatkan dalam daftar permintaan pembelian langsung terlihat, tidak ada ruang untuk kesalahan atau ketidakakuratan dalam permintaan pembelian. Sebuah perangkat lunak procurement management yang menawarkan electronic data capture, routing yang dan persetujuan akan membantu organisasi menjaga pengalaman Penggantian konsisten setiap kali.

2. Pesanan Pembelian
Dengan perangkat lunak procurement management, tidak diperlukan pesanan pembelian berbasis kertas manual atau entri ulang data. Permintaan pembelian secara otomatis diubah menjadi pesanan pembelian sebanyak yang diperlukan (tergantung pada jumlah item baris).

Karena perangkat lunak pesanan pembelian menawarkan transparansi lengkap ke dalam proses, pemangku kepentingan dapat dengan mudah mengetahui di mana PO berada dalam rantai persetujuan pesanan pembelian pada titik waktu tertentu. Sistem procurement management akan memastikan bahwa pesanan pembelian mencantumkan setiap detail penting yang dibutuhkan pemangku kepentingan untuk mengambil keputusan yang efektif dan memproses PO dengan cepat.

3. Persetujuan Faktur
Persetujuan dan pemrosesan faktur adalah proses pengadaan penting yang dapat dibuat lebih efisien, dan lebih akurat dengan bantuan otomatisasi pengadaan . Setiap kali vendor mengirimkan faktur, solusi procurement management akan memproses faktur kertas, mendigitalkannya, dan memeriksa silang dengan informasi yang tersedia seperti nama pemasok, batas PO, dan pembayaran kontrak.

Jika terjadi perbedaan, sistem persetujuan faktur akan mencegah pembayaran faktur dan memutuskan apa yang harus dilakukan berdasarkan aturan yang telah ditetapkan. Jika semuanya beres, sistem procurement management akan secara otomatis meneruskan faktur ke operator manusia yang diinginkan untuk persetujuan dan pembayaran akhir.

4. Manajemen Vendor
Manajemen vendor dan proses seleksi seringkali manual, berulang, dan panjang. Solusi procurement management dapat mengotomatiskan beberapa tugas dalam proses ini seperti pemeriksaan latar belakang, tinjauan RFQ pemasok, dan tindak lanjut jika ada informasi atau dokumen yang hilang.

Sistem manajemen vendor otomatis dapat meningkatkan kolaborasi pemasok dengan melakukan semua langkah dalam orientasi vendor dengan peningkatan akurasi dan ketepatan waktu. Selain itu, perangkat lunak procurement management dapat melakukan uji tuntas di sejumlah tahap — pemrosesan, peninjauan, dan penilaian vendor — dalam waktu singkat yang dibutuhkan secara manual.

5. Persetujuan Kontrak
Persetujuan kontrak manual membutuhkan waktu lama untuk diproses. Umumnya, manajemen kontrak melibatkan pengumpulan dan pengelolaan kontrak di seluruh organisasi dan menyimpannya di lokasi yang aman.

Sistem pengadaan akan meninjau kontrak ini, membandingkannya dengan templat yang telah ditentukan sebelumnya, dan menunjukkan fluktuasi syarat dan ketentuan. Sistem manajemen kontrak otomatis dapat memantau kontrak dari waktu ke waktu untuk menemukan tidak terpenuhinya persyaratan, kedaluwarsa kontrak, dan masalah lain yang dapat menyebabkan perselisihan jika dibiarkan begitu saja.

Leave a Comment